Pour les responsables des RH, le dossier du personnel est le contenant des informations relatives à chaque salarié et il enregistre tout ce qui permet à ce dernier d’être identifié en tant que membre et compétence gérée par l’entreprise. Les données qu’il contient vont faire l’objet d’un suivi administratif, un suivi qui doit être méthodique et efficace.
Zoom sur le dossier du personnel
Le dossier du personnel ou encore dossier de salarié se compose de toutes les données portant sur son identité et son emploi au sein de l’entreprise. On y trouve sa candidature, les résultats des tests et des évaluations qu’il a passés, son contrat, les modalités de son embauche et de sa rémunération, les infos sur ses liens avec les différents organismes sociaux etc. Un tel dossier doit être rangé et archivé avec méthode dans une pochette pour permettre une recherche et une mise à jour aisées au fil du temps. Par ordre, il y aura les infos d’embauche, les fiches de paie, la formation professionnelle, les absences et congés, l’identité de l’employé, les pièces pour le départ à la retraite et le contrat de travail.
Qu’est-ce qu’il y a à suivre dans les dossiers du personnel ?
Il y a à suivre des événements comme la signature des contrats de travail, l’édition des fiches de paie, les congés, les absences et les déclarations sociales. Une vue d’ensemble de la situation de tout le personnel est indispensable pour mieux gérer les décisions basées sur ces événements car tout est lié. La gestion du personnel comprend donc le suivi administratif de tous les dossiers du personnel. Il est clair que c’est ce suivi qui va permettre d’identifier les anomalies pouvant exister au niveau des différents postes et de prendre les mesures de redressement qui s’imposent qu’elles soient préventives ou correctives.
Comment gérer ce suivi administratif ?
Il faut pour cela réaliser une inspection et une analyse régulières, voire continuelles des documents du dossier personnel. Au niveau des contrats de travail, le contenu doit être représentatif des accords à conclure entre employeur et employés et ne doit pas inclure des clauses illégales. Au niveau des temps et des durées de travail, un logiciel de gestion de temps doit être exploité. Au niveau des arrêts du travail, tout doit être régulé d’un côté et signalé automatiquement de l’autre côté. Au niveau des fins et des ruptures de contrats, les conditions et la procédure doivent être normalisées. Au niveau des relations des salariés avec les organismes partenaires et externes à l’entreprise, tout doit être en règle.
La gestion du dossier de suivi administratif est ce qui permet à l’entreprise d’optimiser l’exploitation de ses ressources humaines et d’harmoniser la vie de son personnel avec les exigences des partenaires incontournables des entreprises. Le cas de chaque salarié est bien suivi et harmonisé avec ceux des autres pour un fonctionnement global parfaitement géré.
